Найдите повторяющуюся задачу и оцените, сколько времени она занимает.
Пример: перенос заказов в таблицу
В течение нескольких дней замерьте время от открытия заказа до сохранения строки. Умножьте среднее время на число заказов за месяц. Начните с этой понятной цифры — технический способ автоматизации можно выбрать позже.
Выберите повторяемую операцию
Подходят задачи с понятным входом и результатом: перенести данные, собрать отчёт, передать заявку. Запишите порядок действий и исключения. Если процесс каждый раз разный, сначала его нужно описать.
Измерьте текущую работу
Посчитайте, сколько раз задача выполняется за неделю и сколько минут занимает один раз. Отдельно оцените время на исправления. Используйте наблюдения, а не предполагаемую экономию.
Проверьте источники
Уточните, откуда поступают данные, можно ли получать их автоматически или скачивать таблицей, кто имеет доступ и как часто меняется формат. Заранее определите поведение при сбое: повторная попытка, уведомление или ручная обработка.
Начните с небольшого участка
Сравните автоматический результат с ручным на одинаковых исходных данных. Учтите обслуживание и проверки человеком. Экономия времени не равна росту выручки и сама по себе не гарантирует окупаемость.