Общий язык для клиента, менеджера и рабочих систем.
Опишите реальный процесс
Перечислите состояния, которые действительно меняют дальнейшие действия. Не добавляйте промежуточный статус только ради подробного отчёта.
Назначьте ответственных
Для каждого изменения определите, кто его подтверждает и откуда берутся данные. Время обновления должно быть понятно сотрудникам.
Разделите внутреннее и внешнее
Клиенту нужны понятные сообщения о ходе заказа и следующем шаге. Внутренние названия этапов и технические ошибки лучше оставить сотрудникам.
Проверьте исключения
Пройдите отмену, повторную заявку, задержку и ошибку передачи данных. Сначала согласуйте процесс, затем подключайте автоматические уведомления и интеграции.